ในช่วงวิกฤติการณ์ COVID 19 นี่ นอกจากพวกเราจะต้องป้องกันตัวเอง ผู้บริหารองค์กรและบริษัท Developer ต่าง ๆ ก็ต้องหาวิธ๊การต่าง ๆ มาเพื่อทำให้องค์กรสามารถทำงานเดินหน้าต่อไปได้ในช่วงวิกฤติการณ์ต่าง ๆ หรือเรียกว่า Business Continuity Planning (BCP) เพราะผู้บริหารไม่คิดเหมือนเราแน่ๆ พวกเรามนุษย์รับรายได้เป็นเงินเดือน หยุดอยู่บ้านหรือทำงานที่บ้าน (Work from Home) สบายๆ แต่ผู้บริหารจะต้องคิดเรื่องค่าใช้จ่าย ค่าแรง รายได้ที่ได้รับต่างๆ ตลอดเวลา คิดมากกว่าคนทำงานทั่วไปมากมายครับ

จากประสบการณ์ของผู้เขียน จึงขออนุญาตทุกท่านนำเสนอการทำ BCP แบบรวดเร็วแล้วเข้าใจ มายังผู้อ่านทุกท่านครับ

1. ทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วมในการทำ BCP ทั้งออกความคิดเห็น (และต้องทำด้วย) การวางแผน การลงมือทำ การตรวจสอบ และการปรับปรุงแผนงาน (Plan – Do – Check – Action : PDCA) ไม่ใช่หน้าที่ของผู้บริหารแต่เพียงฝ่ายเดียว เพราะผู้ปฏิบัติหน้างานจริง (โดยเฉพาะวงการอสังหาริมทรัพย์) จะเข้าใจของหน้างาน เข้าใจลักษณะของพนักงานผู้

ปฏิบัติการอย่างแท้จริง ดังนั้น จึงควรเปิดโอกาสให้ผู้ปฏิบัติการทุกระดับมีส่วนร่วมกันคิดและจัดทำแผน BCP ครับ

2. ตรวจสอบว่า องค์กรของท่าน มีลักษณะการทำงานอย่างไร มีกระบวนการปฏิบัติการอย่างไร พนักงานเจ้าหน้าที่ส่วนใหญ่มีเนื้องาน กระบวนการทำงาน และผลลัพธ์ของงานอย่างไร และที่สำคัญ Critical point ขององค์กรอยู่ที่ไหน เช่น ฐานข้อมูล Server ต่างๆ องค์กรของท่านมีแผนสำรอง หรือ Backup ข้อมูลเหล่านั้นไว้หรือไม่

3.องค์กรของท่านจะต้องติดต่อประสานงานกับใคร เช่น ลูกค้า กรมกองหน่วยฝ่ายต่าง ๆ ฯลฯ หรือถ้าองค์กรมีสำนักงานด้วย ผู้รับผิดชอบควรจัดทำรายการติดต่อหน่วยงานเหล่านั้นและแจกจ่ายให้กับพนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้อง

4. เอกสารสำคัญทุกชนิด เช่นโฉนดที่ดิน สัญญาจะซื้อจะขาย เอกสารจากทางธนาคาร ฯลฯ ต้องมีสำเนาเก็บไว้อย่างน้อย 3 ชุด ในหลายวิธีการเก็บข้อมูล แต่ต้องมีฉบับที่พิมพ์ออกมาด้วย และจัดเก็บในฐานข้อมูลขององค์กร หรือในแหล่งเก็บข้อมูลต่าง ๆ ทำไมต้องอย่างน้อย 3 ชุด เพราะถ้าหาย หรืออุปกรณ์คอมพิวเตอร์หรือจัดเก็บข้อมูลเสียหาย จะได้มีแหล่งข้อมูลเหลืออยู่ไว้ใช้งานในยามฉุกเฉินได้ครับ

5. ทุกคนในองค์กรต้องร่วมกันหาสาเหตุที่ทำให้องค์กรต้องหยุดการทำงาน เช่น แผ่นดินไหว น้ำท่วม ไฟไหม้อาคารบางจุดหรือทั้งหมด ฯลฯ หรือนัยยะหนึ่งคือ “ปัจจัยความเสี่ยง (Risk factors)” จากนั้นร่วมประมวลแผนบริหารความเสี่ยงครับ โดยแผนบริหารความเสี่ยงถ้าให้อธิบายเร็ว ๆ ก็คือ เริ่มจากการหาว่า

- ความเสี่ยงนั้นมาจากแหล่งใด (Risk identification) ความเสี่ยงอาจจะมาจากภายในโครงการหรือบริษัทเราเอง (Internal factors) หรือจากภายนอกซึ่งควบคุมไม่ได้ (External factors) ก็ได้ครับ

- ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นกับโครงการหรือบริษัทองค์กรของเรามีความรุนแรงเพียงใด (Risk assessment) โดยดูว่า ความเสี่ยงตัวนั้น ๆ ที่เกิดขึ้น ส่งผลกระทบกับการทำงานของเรารุนแรงเพียงใด (Consequence หรือ impact) เช่นโรคระบาดโควิด 19 ทำให้คนงานในไซท์งานก่อสร้างติดทั้งไซท์ โครงการของบริษัทต้องหยุด 14 วัน ทำให้กระแสเงินสดขาดความคล่องตัว แต่บริษัทยังต้องจ่ายเงินผู้รับเหมา เหตุการณ์นี้ สามารถจะประเมินได้ว่ามีความรุนแรงระดับสูง (High impact) เป็นต้น แต่อย่างไรก็ตาม ผลกระทบจากความเสี่ยง ควรเป็นงานที่ทุกคนในโครงการหรือองค์กรต้องร่วมกันประเมินความเสี่ยงนั้นครับ  นอกจากเรื่องผลกระทบแล้ว ความรุนแรงของความเสี่ยง ยังสามารถดูได้จากโอกาสเกิด (Likelihood หรือ Frequency) โดยดูว่าในรอบปี รอบเดือน นั้น เหตุการณ์ที่ทำให้โครงการต้องหยุดมีจำนวนครั้งเท่าใด

- ทางบริษัทหรือโครงการจะมีวิธีการใดในการตอบสนองและจัดการความเสี่ยง (Risk response) ทั้งการลดความเสี่ยง (Risk reduction) การกระจายความเสี่ยง (Risk transfer) หรือการเยียวยาความเสี่ยง (Risk retention) เช่น บริษัทอาจจะทำประกันโควิด 19 ให้กับพนักงาน หรือชะลอการพัฒนาโครงการไปจนกว่าสถานการณจะดีขึ้น เป็นต้น

เรื่องความเสี่ยงในโครงการอสังหาริมทรัพย์ จะเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาและความเข้าใจประมาณหนึ่ง ซึ่งผู้เขียนจะนำมาบอกเล่าให้ท่านผู้อ่านได่ในอนาคตครับ  

6. จากเหตุการณ์หรือภัยต่าง ๆ นั้น ทำให้องค์กรจะต้องหยุดการทำงานอย่างน้อยกี่วัน เช่น น้ำท่วม อาจจะทำให้องค์กรต้องหยุดการทำงานไป 1-2 เดือน หรือเหตุการณ์ COVID 19 ทำให้องค์กรต้องปิด 14 วัน เป็นต้น

7. ประเมินความเสียหายให้ได้ว่า องค์กรหยุดงานแล้ว จะมีค่าเสียหาย ทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงินเท่าไร เช่น องค์กรมีงานต้องส่งลูกค้าในช่วงที่ต้องหยุดการทำงานคิดเป็นมูลค่า 1 ล้านบาท แต่ค่าใช้จ่ายปฏิบัติการ (Operational Expense – OPEX) เช่น ค่าเช่าสถานที่ ค่าแรงพนักงาน เป็นมูลค่าเท่าไร พยายามประเมินให้ใกล้เคียงความจริงๆ ทีสุด กล่าวคือ ความเสียหาย = มูลค่ารายรับที่คาดว่าจะได้ + OPEX ทั้งหมด (ต่อวัน) X วันเวลาที่องค์กรหยุดทำงาน

8. แต่ละหน่วยงานนำข้อมูลตั้งแต่ ข้อ 2 – 7 เขียนเป็นแผนงานแบบง่าย ๆ ใช้รูปภาพประกอบมาก ๆ เข้าใจง่าย ๆ และทุกคนในหน่วยงานนั่นๆ จะต้องเข้าใจแผนงานนี้ พร้อมทั้งมีการซักซ้อม แผนงานนี้ด้วย

9. ต้องทำการประเมินระยะฟื้นฟูกิจการของหน่วยงาน (Recovering time/period) ด้วยนะครับ โดยนับจากวันที่องค์กรต้องหยุดงานวันแรก ไปจนถึงวันที่องค์กรสามารถกลับมาทำงานได้เป็นปกติทุกองคาพยพของหน่วยงานองค์กร ใช้เวลาประมาณเท่าไร

10.ทำแผนสำรอง (Backup Plan) โดยเฉพาะอย่างยิ่งฐานข้อมูลบริษัทที่เผยแพร่ได้ หากต้องหยุดการทำงาน ลูกค้า ผู้รับบริการหรือผู้บริหารบริษัทต้องเข้าถึงข้อมูลได้ 24 ชั่วโมง รองลงมาคือ สถานที่ติดต่อหรือสถานที่ทำงานสำรองของบริษัท ทางบริษัทต้องพิจารณาความจำเป็น (เพราะมีค่าใช้จ่าย) ตามสถานการณ์และสภาพแวดล้อมด้วย เช่น กรณีโรค COVID 19 อาจใช้วิธีการประชุมออนไลน์ หรือ Work From Home ที่ฮิตกันตอนนี้ เป็นต้น กฏระเบียบบางอย่างที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานของพนักงานเจ้าหน้าที่ในช่วงที่บริษัทต้องหยุดงาน อาจจะต้องลดหย่อนผ่อนผันบ้าง เช่นบางบริษัทอาจมีการบันทึกเวลาทำงานเข้าออก อาจจะผ่อนผันเป็นพิจารณาจากเนื้องานที่ทำ  สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ อาจจะใช้วิธีมีสำนักงานใหญ่ อีก 1 แห่งก็ได้ครับ สำหรับใช้เป็นศูนย์บัญชาการตามสถานการณ์ ในกรณีสำนักงานใหญ่แห่งหนึ่งต้องปิดตัว ยังเหลืออีกสำนักงานใหญ่ไว้บัญชาการได้

11. แต่ทั้งนี้ ต้องคิดเรื่องระบบฐานข้อมูล (Database) ด้วยนะครับ ว่าข้อมูลสำคัญของบริษัทควรไว้ที่ไหนที่ปลอดภัยที่สุด และจะอนุญาตให้ใครเข้าใช้งานข้อมูลเหล่านี้ ในช่วงที่ทุกคน work from home บ้าง เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล หรือการโจมตีของเหล่า hackers

12. จัดทำสัญญากับผู้ให้บริการต่างๆ โดยเฉพาะกับ ผู้รับเหมาทั้งผู้รับเหมาหลักและผู้รับเหมาย่อย เพื่อสำรองการบริการและการจัดหาทรัพยากรที่ต้องการในช่วงเกิดวิกฤติ

13. พอมีแผน BCP ต้องซักซ้อมแผน BCP ของบริษัทให้ทุกคนในบริษัทมีความเข้าใจ และถ้าถึงเวลาวิกฤติจริงๆ ความเสียหายที่เกิดขึ้นจริงควรจะน้อยกว่าที่ประเมินไว้ครับ ตัวอย่าง เช่น แผนอพยพหนีไฟ (Fire drill) ที่ทุกท่านรู้จักกันดีว่า เป็นที่หนักอกหนักใจของผู้บริหารอาคาร แต่เป็นพักผ่อนของพนักงานในอาคาร เพราะพนักงานในอาคารบางท่านก็กลับบ้านเลยก็มี แต่จริงๆ แล้ว Fire drill จัดทำขึ้นเพื่อให้เราทุกคนในอาคารเตรียมตัวรับกับสถานการณ์หากเกิดเหตุอัคคีภัย หรือภัยอื่น ๆ คนในอาคารจะมีวิธีในการหลบหนีภัยอย่างไร จะมีวิธีในการรวมพลอย่างไร เป็นต้น

หวังว่า บทความนี้ของผมคงได้แนะนำการทำ BCP แบบง่าย ๆ ให้กับทุกท่านในวงการพัฒนาอสังหาริมทรัพย์ครับ หากท่านใดมีข้อสงสัยหรืออยากทราบเพิ่มเติม ทางสาขานวัตกรรมการพัฒนาอสังหาริมทรัพย์ (MIRED) มีความยินดีในการมอบข้อมูลอันเป็นประโยชน์แก่ทุกท่านครับ